Rutiner for føring av møte- og vedtaksbøker

Alle politisk oppnevnte komiteer, råd og utvalg har plikt til å føre møtebok over forhandlingene (jf. Kommunelovens § 30 nr. 3).

I Lyngen kommune vil det si: Kommunestyre, Formannskap, Klagenemnd, Personal og arbeidsgiverutvalg, Levekårsutvalg, Næringsutvalg, Råd for folkehelse, Ungdomsråd, Kontrollutvalg, Arbeidsmiljøutvalg, Valgstyre.

Det er i tillegg fastsatt at en rekke administrativt nedsatte råd og utvalg skal føre enkle møtebøker/referater fra sine møter.

I tråd med Overordnet reglement for delegering av myndighet, pkt. 8, skal alle delegerte vedtak dokumenteres i form av egen vedtaksprotokoll.

Føring av møtebøker og vedtaksbøker

For all føring av møtebok og vedtaksbok gjelder følgende:

• Alle som har tilgang skal føre møtebøkene etter den mal og grafiske utforming som er satt opp i kommunens sak-/arkivsystem (Websak).
• Arkivskapere uten tilgang til Websak kan enten bruke innbundet protokoll, hvor referatene føres inn for hånd, eller et løsbladsystem (ringperm).
• Hva de enkelte møte- og vedtaksbøkene skal inneholde er angitt i serieoversikten (arkivplanens oversikt over arkivserier), som gir oversikt over krav til hver enkelt møte- og vedtaksbokserie.

For møtebøkene for politisk oppnevnte styrer, råd og utvalg gjelder i tillegg følgende:

• I tillegg til oversikt over tid og sted for møtet, oversikt over hvem som møtte og hvem som var fraværende, behandling av forfall og spørsmål om habilitet skal møteboken inneholde innkalling, sakliste, innstilling, utfyllende referat fra forhandlingene, all saksbehandling i møtet, alle framsatte forslag og forslag til avstemmingsmåte, avstemmingsresultat.
• Innstillingstekster skal ikke endres etter møtet. Utsatte saker skal ha med all tekst fra tidligere behandling.
• Vedtakstekst må ikke vise til annet vedtak uten at dette er referert.

Ansvar

Ansvaret for føring, innbinding og oppbevaring av møtebøkene inntil avlevering til arkivdepot, følger den instans som er sekrateriat for styret, rådet eller utvalget.

Ansvaret for føring av vedtaksprotokoller er tillagt den leder som er delegert beslutningsmyndighet. Ansvaret for innbinding og oppbevaring (inntil avlevering til arkivdepot), deler lederne med arkivtjenesten.

Innbinding

Alle møtebøker skal innbindes jevnlig. Tidspunkt for innbindig er angitt i arkivplanens arkivoversikt hvor den enkelte møtebokserie er registrert.

Kvaliteten på innbindingen skal være i overensstemmelse med kravene skissert i Kap. VII Fellesbestemmelser for innbinding av møtebøker, kopibøker, registre mv. i statlig og kommunal forvaltning, i Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. Forskriften finner du i sin helhet hos Lovdata. Kravene som stilles vil i korthet si at for møtebøker kreves det bokbinderfaglig innbinding, mens kopibøker og andre registre kan ha kontorinnbinding. Oversikt over godkjente systemer for kontorinnbinding finnes på Riksarkivets nettsider.

Budsjett

Alle arkivskapere som produserer møtebøker og/eller vedtaksprotokoller skal sette av midler til innbinding på sitt budsjett.