Ansvar, rutinar og rettar i arkivsystem jmf. kap 3. Instruks for elektronisk arkivering av saksdokument

Virkeområde

Retningslinene gjeld for alle typar system der det vert skanna saksdokument eller eigenprodusert saksdokument for seinare avlevering til Bømlo kommune sitt depot hjå Interkommunalt arkiv Hordaland IKS.

Detaljrutiner for kvart system føl under.

Heimelsgrunnlag

• Lov om arkiv av 04.12.92 med forskrifter;
• Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift kap 3)

Retningslinene omfattar :

• Oppbygging og bruk av elektronisk arkiv
• Interne ansvarsforhold og rutinar

Oppbygging og bruk av det elektroniske saksarkivet Elements - kort samandrag

Utfyllande sjekkliste for handsaming av arkivsystem og elektroniske dokument for Elements er lagra i Compilo: https://x12.ksx.no/system.php?&ok=2bz453fqtjdm7g9

Det elektroniske  saksarkivet  i Bømlo kommune omfattar følgande arkivdelar

• Sentralt saksarkiv med tilhøyrande register og for
• Elevsaker
• Personalsaker
• Gards-og bruksnummer

Alle hovuddokument og vedlegg i ei sak skal kun arkiverast elektronisk

Det føregår ikkje blanda arkivering i saksarkivet som vert nytta i kommunen.

For oversikt over alle arkivdelar/arkivseriar i Bømlo kommune sjå link til Arkivseriar: https://admin-bomlo.arkivplan.no/content/view/full/18896 

Arkivformat

I Bømlo kommune skal elektronisk skanna saksdokument eller eigenproduserte saksdokument konverterast til arkivfomat godkjent av Riksarkivaren

Arkivansvarleg skal definera rutinar for korleis konverteringa skal føregå og det skal etablerast rutine for kontroll med konverteringa.

Følgjande format med tidspunkt for konvertering skal nyttast

Digitale signaturar

Det vert nytta digitale signaturar i Bømlo kommune, i grunnskulen for kvittering på mottekne meldingar til føresette via systemet Elements. Det vert nytta elektronisk signatur ved inngåing av arbeidsavtalar i Elements og ved nytilsetjing i systemet Webcruiter.

Dei dokumenta som krev elektronisk signatur skal førebels arkiverast på papir i eigne arkivdelar/arkivseriar.

Kvalitetssikring av skanna dokument

Bømlo kommune har utarbeidd retningslinjer for kvalitetssikring av skanna dokument til det elektroniske arkivet. Desse inneheld også ei forklaring av ansvarstilhøvet rundt dette arbeidet.

Sjå rutinar

Kassasjon av papirversjonar

Bømlo kommune har utarbeidd retningslinjer for kassasjon av papirversjonar av dokument som vert arkivert elektronisk. Desse inneheld også ei forklaring av ansvarstilhøvet rundt dette arbeidet og er notert i "Sjekkliste" for Elements og i "Sjekkliste" for kvart av dei andre arkivsystema. 

Periodedeling

Bømlo kommune har saman med depotansvarleg IKA Hordaland IKS utarbeidd rutinar for periodedeling og vedlikehald av det elektroniske materialet.

Sjå rutinar

Interne ansvarstilhøve og rutinar

Ansvar for tildeling av brukarrettar / Systemansvar

Systemansvarleg

Systemansvar for ePhorte/Elements i Bømlo kommune er Arkivleiar

Vedkommande har rettar til autorisasjon av alle personar i systemet med omsyn til registreringsrettar, tilgangskodar og medlemskap i tilgangsgrupper.

Driftsansvar for ikt-løysinga ePhorte/Elements var felles for 4 samarbeidskommunar og  vart utført ved IKT-avdelinga i Bømlo kommune.

Frå 17. januar 2022 er Elements flytta til leverandør si skyløysing og all drift av systemet vert utført av leverandør - SIKRI.

Arkivleiar

Er tilsett ved fellessekretariatet og har rettar som arkivansvarleg og er systemansvarleg for ePhorte/Elements i Bømlo kommune. Vedkommande har såleis alle rettar knytt til arkiveringsfunksjonane i systemet.

Arkivleiar skal i tråd med dette

• ha oversikt over den arkivorganisatoriske strukturen i systemet, samt sørge for vedlikehald og oppdatering av denne.
• følgje opp sakshandsamarane og sikre seg at desse har kunnskapar om bruken som står i høve til dei rettane dei har.

Arkivpersonalet

Stab Fellessekretariatet er definert som arkivpersonale for heile kommunen, og har alle rettar knytt til arkiveringsfunksjonane i systemet.

Stab Fellessekretariatet har rolle som utvalssekretær og har tilgang til å registrere utval og medlemar.

Rektor, inspektør, rådgiver og merkantil på skulane er definert som arkivpersonale for sine einingar.

Verksemdleiar og merkantil tilsett ved verksemdene er definert som arkivpersonale for sine einingar.

Saksfordelar / leiarar

• kan autorisere sakshandsamarar i systemet med omsyn til registreringsrettar, tilgangskodar og medlemskap i tilgangsgrupper innanfor dei kodene som vedkommande sjølv er autorisert for.
• kan fordele saker og journalpostar i avdelinga
• har tilgang til å opprette og ajourhalde saker og journalpostar på si avdeling

Sakshandsamar

• har tilgang til å opprette og ajourhalde saker og journalposter der vedkommande er saksansvarlig
• har tilgang til å klassere eigne saker
• har tilgang til å avskrive eigne saker
• har tilgang til å opprette utvalssaker og registrere behandlingsplan for utvalsbehandling av eigne saker

Utvalssekretærar

• har tilgang til å registrere utval og medlemar

Utfyllande detaljerte arkivrutinar for Elements datert 09.03.2022 er lagra og vert vedlikehaldne i Compilo: https://x12.ksx.no/system.php?&ok=2bz453fqtjdm7g9

 Sjekkliste for handsaming av arkivsystem og elektroniske dokument, ligg i Compilo for:

Elements:   https://x12.ksx.no/system.php?item=20003591&ok=2bz453fqtjdm7g9

Visma: Profil: https://x12.ksx.no/system.php?item=20003590&ok=2bz453fqtjdm7g9

Retningslinjer for Journalansvarleg Profil:  https://x12.ksx.no/system.php?item=20003595&ok=2bz453fqtjdm7g9

Velferd og Gjeldssak: https://x12.ksx.no/system.php?item=20003593&ok=2bz453fqtjdm7g9

Flyt PPT: https://x12.ksx.no/system.php?item=20003598&ok=2bz453fqtjdm7g9

FLYVO(flyktning og voksenopplæring):  https://x12.ksx.no/system.php?item=20003596&ok=2bz453fqtjdm7g9

HsPro(Helsesjukepleiartenesta): : https://x12.ksx.no/system.php?item=20003711&ok=2bz453fqtjdm7g9

Husbanken startlån: https://x12.ksx.no/system.php?item=20003592&ok=2bz453fqtjdm7g9

Vigilo - skuleadministrativt system: https://x12.ksx.no/system.php?item=20003594&ok=2bz453fqtjdm7g9

Statlege system: Husbanken - startlån: https://x12.ksx.no/system.php?item=20003592&ok=2bz453fqtjdm7g9

System nytta i landbruk og skogbruk: https://x12.ksx.no/system.php?item=20003589&ok=2bz453fqtjdm7g9

System nytta i Branntilsyn og Feiing: Komtek: https://x12.ksx.no/system.php?item=20003728&ok=2bz453fqtjdm7g9

System nytta til rekrutering og tilsetjing: Webcruiter: https://x12.ksx.no/system.php?item=20003715&ok=2bz453fqtjdm7g9