Inngåande post

Postmottak og sortering

All inngåande post vert levert til fellessekretariatet for registrering før den går til sakshandsaming.(forskr. § 3-1 og § 3-4). 

Post adressert til ordførar skal førast på eininga som skal behandla saka, med kopi til ordførar. Fellesskretariatet sender ut førebels svar med melding om at brevet er motteke og kven som er sett som sakshandsamar. 

Arkivuverdig post skal skiljast ut frå saksposten. Informasjonspost er post som ikkje vert gjenstand for noko form for sakshandsaming. Til informasjonspost høyrer

• trykksaker
• offentlege publikasjonar
• rundskriv
• utskrifter/kopiar frå andre organ
• kursinvitasjonar

Informasjonsposten vert sendt direkte til kvar avdeling. Avdelinga er sjølv ansvarleg for å returnere informasjonspost som skal journalførast.

Den arkivverdige posten er den som vert gjenstand for sakshandsaming og som kommunen er pliktig å ta vare på til ei kvar tid. Denne posten kallar vi sakspost og det er den som vert gjenstand for stempling og journalføring.

Personleg adressert post skal leverast uopna til adressaten dersom ikkje organet har inngått avtale med adressaten om at slik post kan opnast av arkivtenesta. Mottakar pliktar likevel straks å levere posten attende til arkivtenesta dersom den er til administrasjonen.

Brev til politikarar skal omadresserast til vedkommande (evt politisk sekreteriat)

Stempling

Saksdokumenta blir stempla med journalstempel med rubrikkar for mottaksdato, emnekode eller objektkode, arkivsaksnummer, journalpostnummer og saksbehandlar.

Elektronisk post

Elektroniske saksdokument vert importert frå kommunen sine importsentralar, levert av ulike leverandørar:

Elektroniske  byggesøknader  - Ved innføring av modulen EByggesak i Elements mottek arkivet elektroniske søknader via Direktoratet for byggkvalitet si tenesteplattform i AltInn.

Digital byggjesøknad frå privatpersonar, profesjonelle og byggje-, anleggs- og eigedomsnæringa kan bli oppretta hjå ulike IKT-leverandørar og deretter bli sendt via Fellestjeneste BYGG gjennom FIKS sitt meldingssystem inn i kommunen sitt system eByggesak. Ved hjelp av Fellestjenester BYGG vil alle digitale byggesøknader koma til kommunen i eit felles format og utsjånad uavhengig kva søknadssystem som er valt.

Fellestjenester BYGG tilbyr automatisk kontroll av ein byggesøknad før innsending til kommunen.

AltInn - henta og arkivert i Elements - sjå og eiga rutine som vedlegg 

SvarInn - direkte i fellessak i elements for fordeling og journalføring

Skjema - importsentral for diverse skjema frå publikum, skjemaløysing levert av Sem&Stenersen. 

Post blir også motatt i kommunen sitt felles elektroniske postmottak i e-postsystemet Outlook, den vert vurdert i høve informasjonspost som sendes til orientering til sakshandsamar, eller sakspost importert til Elements.

Skanning

Når posten er sortert skal arkivverdige dokument skannast umiddelbart.

Fellessekretariatet skannar og registrerer den innkomne posten i arkivsystemet og kontrollerer følgjande:

• at alle mottekne dokument er skanna og arkivert
• at alle sider er komne med i kvart dokument
• at skanninga er kvalitetsmessig god nok
• at opplysningane i skanna dokument samsvarar med opplysningar i journalen

Journalføring

Fellessekretariatet er ansvarleg for journalføring av den skanna posten og at journalpostane vert knytt til sak. Arkivtenesta skal også journalføre arkivverdig e-post sendt til det sentrale postmottaket. Elektroniske skjema og søknader vert journalførte etter import.

Dersom journalposten er den første i ei sak, skal fellessekretariatet opprette sak. Framgangsmåte for å lage ny sak i systemet skal følgjast. Fellessekretariatet fordeler saka til avdeling og saksfordelar. Fellessekretariatet set gradering på saka og utfører skjerming av jounalopplysningar. Ny sak oppretta i Fellessekretariatet får status B.

Framgangsmåte for journalføring av inngåande brev i systemet skal følgjast. Fellessekretariatet fordeler journalpost til rett avdeling og sakshandsamar dersom denne er kjend. Dersom sakshandsamar er ukjend vert dokumentet fordelt til saksfordelar/leiar. Arkivtenesta fører på tilgangskoden og ser til at naudsynte journalpostar er skjerma. Når alle journalopplysningane er kontrollert skal journalposten få dokumentstatus J.

Når sakshandsamar mottar e-post direkte til si adresse pliktar denne å vurdere om det er arkivverdig post som må journalførast. Dersom e-post er arkivverdig er vedkommande sakshandsamar ansvarleg for å journalføre e-post - outlook2ephorte - erstatta av Outlook drag and drop. Rettleiing for journalføring av e-post i systemet skal følgjast. Opplysingar i sak som sakshandsamar mottek muntleg i møte eller på telefon, skal noterast i eigen journalpost "Notat" i saka. Saksopplysingar motteke på saksbehandlar sin mobiltelefon som td. SMS eller MMS, skal saksbehandler ta bilde av sms og sende den som vedleg til eigen e-post eller kommunen sitt postmottak for føring i rett sak. 

Telefaks er ikkje lenger i bruk i Bømlo kommune.

Samtidig med journalføring av papirdokument, skal dokumenta påførast stempelopplysningar.

Underteikna avtalar/kontraktar og dokument som også skal arkivleggjast i originalformat vert arkivlagt av fellesekretariatet.

Post til verksemdene vert opna, skanna og ført av merkantilt personell i verksemdene.

Arkivering i fagsystema

Det er eigne rutinar for journalføring i fagsystema i organisasjonen. Det er under arbeid rutinar for:

Profil, Velferd, HS PRO, Visma flyt PPT, Vigilo, Visma FLYVO, Statlege system i Landbruk, Statleg system for Husbanken.

Rutiner vert lagra i kvalitetsstyringssystemet Compilo.

Post til fagsystema vert ført av merkantilt personell ved den enkelte verksemd.

Manuell journalføring 

Vert nytta når Elements eller elektronisk fagsystem ikkje er tilgjengeleg. Sjå eiga rutine.

Postfordeling og postsirkulasjon

Leiar/Saksfordelar fordeler ufordelt post til rette sakshandsamarar.

Leiar eller andre med tilsvarande mynde har ansvaret for dagleg gjennomgang av motteken postliste/post til sine einingar. Vedkommande skal

• kontrollere at saksopplysningar og journalopplysningar er rett
• kontrollere heimel for offentlegvurdering
• kontrollere at opplysningar i saker og journalpostar som er unntatt offentleg innsyn er skjerma
• kontrollere at rett sakshandsamar har fått tildelt posten.

Sakshandsamar skal kontrollere

• at dokumenta/journalpostane er knytt til rett sak
• at saka har rett klassering
• heimel for offentlegvurdering
• at opplysningar i saker og journalpostar unntatt offentleg innsyn er skjerma