|
Utlån av saksdokument skal alltid skje gjennom fellestenesta etter følgjande prosedyre:
- Utlån av saksmapper skal kun skje internt i kommunen på rådhuset.
- Utlån skal registrerast i postjournalen/journalsystemet og/eller på utlånskort som blir plassert på den utlånte mappa sin plass i arkivet.
- Fellestenesta skal sikra at lånar har tilgang til saksdokumenta i tilfelle desse er graderte.
- Når utlånt materiale blir returnert, skal fellestenesta avskriva utlånet.
- Utlånt materiale skal normalt leverast tilbake innan 4 veker. Når sakshandsaminga krev at utlånstida blir lengd må arkivet få melding om dette.
- Utlånt materiale er lånaren sitt ansvar til utlånet er avskrive. Lånaren skal sjå til at ingen dokument blir fjerna eller lagt til i ei mappe, og at orden i mappa ikkje blir øydelagt.
|
|