|
Kommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiver og holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette gjelder eldre og avsluttede arkiver, både papirbaserte og elektroniske. Minimumskravene til arkivdepot er at arkivene blir oppbevart på et sted som følger kravene i arkivforskriften. Kommuner og fylkeskommuner kan overføre depotoppgaver til en interkommunal depotordning. Søndre Land sine daglige arkiver omfatter:
- Arkivdelene i sak/arkivsystemet
- Aktuelle fagsystemer
- Personalmapper
- Klientmapper i PP tjenesten
- Elevmapper og barnehagemapper i ytre enheter
Kommunenes bortsettingsarkiver omfatter:
- Avsluttede personalmapper (2.etg rådhuset)
- Arkiv for pasientmapper - Helse og omsorg (eget lokale i 2.etg på rådhuset)
- Eiendomsarkiv (3.etg på rådhuset)
- Avsluttede PPT mapper (2.etg rådhuset)
- Avsluttede elevmapper og barnehagemapper (2.etg rådhuset)
Søndre Land kommune har arkivdepo hos IKA Opplandene på Lillehammer. Tilgangsregler til arkivlokalene For rådhusets arkivlokaler er det kun gitt tilgang til medarbeidere i post&arkiv tjenesten, avdelingsleder fellestjenester, kommunalsjef stab, rådmann samt Bygg&vedlikehold v/leder og rådhusets vaktmester. For ytre enheter er det stedets leder og merkantilt personale som har tilgang til arkivlokalene. |