PROSEDYRE FOR KVALITETSSIKRING OG PUBLISERING AV POSTLISTE1.LOVHJEMMEL Forskrift om offentlig arkiv Kap. II B §§2-6, 2-7, 2-9 og 2-10 Offentlighetsloven §10, Offentlighetsforskriften §§6 og 7. 2. KVALITETSMÅL Prosedyren skal sikre at; Offentlig postjournal er korrekt og tilgjengelig på Internett for innsyn fra publikum og presse. Postlisten offentliggjøres på kommunens hjemmeside tre virkedager etter registrering (journaldato) 3. FREMGANGSMÅTE Postlisten produseres som en rapport i sak- og arkivløsningen Prosedyre/kontroll av postliste før publisering: PROSEDYRE FOR KONTROLL AV POSTLISTE FØR PUBLISERING PÅ NETT Eget søk i sak- og arkivløsning (Websak, basis)
- Søker opp type I-inngående og U-utgående 3 virker dager etter journaldato
- Sjekke om det ligger dokument der
- Sjekke avs/mottaker feltet – endre hvis det kun står mailadresse
- Sjekk at datert dato er lik med brevet
- Sjekke om skjerming og gradering har blitt satt på
- Sjekke innhold i journalposten – utfyllende tekst
- Sjekke skrivefeil i journalposten
- Sjekke gruppe og org/saksbeh. er riktig utfylt både på saksnivå og journalpost nivå
- Intern avs./mottaker og kopimottaker: - Sjekke om det må føres inn noen/fjernes
- Er meldingsteksten lagt inn som hoveddokument, skal det stå meldingstekst
- Hvis ikke, så skal hoveddokumentet ha samme overskriften som på innhold i journalposten
- Er det blitt lagt inn vedlegg under meldingstekst skal teksten på vedlegg være den samme som på innhold i journalposten
- Endre status til J
- Svare JA på "vil du oppdatere journaldato"
Hente opp offentlig postliste i eksternt skrivebord mot programvaren DRUM
- Steg 1 - Kjør rapport
- Steg 2 - Kontroller registreringene i rapporten
- Steg 3 - Kjør jobb slik at registreringene legges ut på vår hjemmeside - Siste kontroll før publisering
- Åpne hjemmesiden og se over en siste gang hvordan det har lagt seg ut.
|