Kontroll av skannede dokumenter

Arkivverdige dokumenter som mottas på papir, skannes inn med skanningsark. Ett for hoveddokument, og egne for vedlegg. 

Fremgangsmåten:

  • Alle dokumentene samles for bunkeskanning med skanningsark før hver ny sak
  • Vedlegg skannes inn bak tilhørende sak med eget skanningsark
  • Skru på skanneren
  • Åpne programmet Pixedit
  • Legg bunken for skanning inn i maskinen
  • Trykk på den grønne knappen for skanning
  • Kvalitetsikre at alle dokumentene har blitt skannet inn og er lesbare. Sjekk hver fane godt.
  • Lukk hele Pixedit
  • Trykk på «til Websak» og trykk enter.
  • Ferdig skannede dokumenter legger seg i fordelingskurven i sak- og arkivløsningen
  • Dokumentene fordeles i nye saker eller allerede opprettede saker i sak- og arkivløsningen

Dokumenter som sendes til saksbehandler på papir etter skanning:

  • Egenerklæringer for konsesjonsfrihet
  • Avtaler som som skal underskrives
  • Seksjonering

Etter skanning legges de bort etter journaldato og makuleres etter en sikkerhetsperiode som er 1 år etter journaldato.

Henviser til kap. 3 i riksarkivarens paragraf 3-6 (2). Arkivtjenesten kontrollere at skanning av innkomne papirdokumenter er utført korrekt og komplett, og at dokumentene er lesbare, før den originale papirversjonen destrueres. 

Powered by eZ Publish™ CMS Open Source Web Content Management. Copyright © 1999-2013 eZ Systems AS (except where otherwise noted). All rights reserved.