|
Arkivverdige dokumenter som mottas på papir, skannes inn med skanningsark. Ett for hoveddokument, og egne for vedlegg. Fremgangsmåten:
- Alle dokumentene samles for bunkeskanning med skanningsark før hver ny sak
- Vedlegg skannes inn bak tilhørende sak med eget skanningsark
- Skru på skanneren
- Åpne programmet Pixedit
- Legg bunken for skanning inn i maskinen
- Trykk på den grønne knappen for skanning
- Kvalitetsikre at alle dokumentene har blitt skannet inn og er lesbare. Sjekk hver fane godt.
- Lukk hele Pixedit
- Trykk på «til Websak» og trykk enter.
- Ferdig skannede dokumenter legger seg i fordelingskurven i sak- og arkivløsningen
- Dokumentene fordeles i nye saker eller allerede opprettede saker i sak- og arkivløsningen
Dokumenter som sendes til saksbehandler på papir etter skanning:
- Egenerklæringer for konsesjonsfrihet
- Avtaler som som skal underskrives
- Seksjonering
Etter skanning legges de bort etter journaldato og makuleres etter en sikkerhetsperiode som er 1 år etter journaldato. Henviser til kap. 3 i riksarkivarens paragraf 3-6 (2). Arkivtjenesten kontrollere at skanning av innkomne papirdokumenter er utført korrekt og komplett, og at dokumentene er lesbare, før den originale papirversjonen destrueres. |