Bevaring og kassasjon

Arkivdokumentene som dokumenterer saksbehandling og vedtak hos en arkivskaper skal arkivlegges og som hovedregel bevares for ettertiden. Bevaring av arkiv vil si at arkivmateriale blir oppbevart for framtiden og avlevert til arkivdepot. Kassasjon vil si at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling og hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og slettet eller destruert. Arkivloven fastsetter i § 9 at man må ha spesiell tillatelse fra Riksarkivaren for kassasjon som ikke har hjemmel i forskrifter utgått fra arkivloven.

Arkivforskriften fastsetter følgende om bevaring og kassasjon:

§ 15.Bevaringspåbod

Dersom ikkje Riksarkivaren fastset noko anna gjennom enkeltvedtak eller forskrift, skal følgjande materiale alltid bevarast:

§ 16.Kassasjon

Organet skal utarbeide kassasjonsreglar for materiale som ikkje er omfatta av arkivavgrensinga i § 14 eller bevaringspåbodet i § 15. Kassasjonsreglane skal gi oversikt over kva som skal bevarast, og kva som kan eller skal kasserast. Det kan òg fastsetjast kor lenge materialet skal oppbevarast før kassasjon.

Riksarkivarens forskrift om bevaring og kassasjonsreglar for kommunar og fylkeskommunar, er Riksarkivarens tekniske forskrifter kap 7.https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2017-12-19-2286?q=riksarkivarens%20forskrift. Arkivverket har også utarbeidet en veileder til bevaring og kassasjon i kommunal sektor.

Kommunen skal utarbeide en bevarings- og kassasjonsplan som inneholder kassasjonsfrister for de enkelte dokumenttyper.

Vedtak om bevaring og kassasjon i Kristiansand kommune 

Bakgrunn

Bestemmelser om bevaring og kassasjon er regulert i arkivforskrifta § 15 og  Riksarkivarens forskrift - Kapittel 7, fra § 7-21 for det som gjelder kommuner.

Kommunen kan bestemme at materiale der det ikke er krav om langtidsbevaring skal kasseres. Det er samtidig kommunens plikt å påse at materiale som skal kasseres faktisk blir tilintetgjort.

Bestemmelsene i kapittel 7 angir hvilke sakstyper som er pålagt bevaring for all ettertid. Det er opp til den enkelte kommune å bevare mer dokumentasjon, fra en eller flere sakstyper, enn det forskriften pålegger som minimumskrav.  

Myndighet

Arkivsjef i Kristiansand kommune er delegert arkivmyndighet fra kommunedirektøren via organisasjonsdirektøren -jf gjeldende delegasjonsreglement.

Virkeområde

Ved kommunesammenslåing fra 1. januar 2020 ble eierskap til de tre nedlagte kommunes arkiver overført Kristiansand kommune. Vedtak om merbevaring med unntakene som framgår under omfatter derfor alle arkivene fra før 2020 og arkivene skapt fra og med 1. januar 2020. Vedtaket gjelder ikke for arkiver skapt før 1950 da disse skal bevares. 

Vedtak om bevaring og kassasjon

I Kristiansand kommune skal det praktiseres merbevaring. Alt som er underlagt journalføringsplikt skal som hovedregel overføres til arkivdepot for bevaring for all ettertid. Det omfatter alle saksfelt, både det som journalføres i sak/arkivsystem og alle øvrige fagsystemer som inneholder journalføringspliktige saksfelt.

Det skal aldri utføres plukk-kassasjon, verken i analoge eller digitale arkiver.

I samarbeid med arkivdepot kan det utføres mediekonvertering for kassasjon dersom kriteriene for dette oppfylles. Det betyr digitalisering av papirarkiver med påfølgende kassasjon av originalarkivet.

Unntak:

• Ved overføring til arkivdepot kan det være aktuelt å vurdere kassasjon av hele saksfelt i de digitale arkivene. Dette må utføres før det tas lovpålagte arkivuttrekk, jf kravet om at materialet faktisk blir tilintetgjort ved kassasjon.
• Ved slettevedtak i enkeltsaker fra Riksarkivaren og/eller Datatilsynet skal det utføres kassasjon av den aktuelle opplysningen eller dokument.  I disse tilfellene vil kommunen være ansvarlig for å formidle slettevedtaket til andre virksomheter dersom opplysningen eller dokumentet er videresendt i forbindelse med saksbehandlingen.

Begrunnelse

Kommunen skal praktisere merbevaring da vi ut fra historien vet at det er umulig å forutsi hva framtiden kan ha behov for av opplysninger. Det gjelder spesielt forskning og granskinger, men også ny arkivlov som vil ha større krav til bevaring av samfunnsdokumentasjon.

Dersom en konfigurer digitale arkiver med automatisk kassasjon av saksfelt (arkivdeler) etter f.eks. 5 eller 10 år, vil en ikke ha mulighet til å bevare presedenssaker. Det vil heller ikke være enkelt å se om saksfeltet faktisk kan være svært aktuelt å bevare ut fra løpende endringer i samfunnet.  Dette er bakgrunnen for at en åpner for kassasjon av saksfelt uten bevaringsplikt i forbindelse med overføring til arkivdepot. Arkivene vil da ha nådd en viss alder og det kan være enklere å se de store linjene.

Den gang arkiver ble skapt som papirarkiver var plasshensyn et viktig argument for kassasjon. Dette oppfattes i stor grad å være eliminert.

Samtidig kan personlovgivningen være et  argument som kan være viktig å vektlegge i vurdering om et saksfelt skal kasseres eller ikke.