|
Formål
Kommunen skal sikre korrekt og rettslig håndtering av innsynsbegjæring i forvaltningssaker så fremt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov, jfr. Offentleglova §3. Selv om dokumenter er unntatt fra offentlighet kan likevel alle be om innsyn. Kommunen skal vurdere om innsyn kan gis helt eller delvis. Elektronisk postjournal - publisering av postliste For at publikum skal kunne holde seg orientert over hvilke saker som er til behandling i Senja kommune, legger kommunen ut offentlig postjournal (postliste) for rådhusenheten. Denne finner du på kommunens hjemmeside. Her vises oversikt over inngående og utgående dokumenter et år tilbake i tid. Postjournalen legges normalt ut 2 dager etter den er journalført. Senja kommune har ikke fulltekstpublisering, det betyr at bestilte dokumenter sendes til den enkelte adressat som etterspør, enten per post, e-post eller digital postkasse. Ikke alle journaler og dokumenter ligger på Senja kommunes offentlige postliste. Dette gjelder journaler og dokumenter med innhold av opplysninger unntatt offentlighet og sensitive personopplysninger etter personopplysningsloven. Det er blant annet elevmapper, barnemapper, journaler innen barnevern, helsestasjon, Nav-sosial, omsorgstjeneste, Pedagogisk psykologisk tjenesten (PPT) og voksenopplæring etc.
Politiske saker, møter og dokumenter
I kommunens møtekalender; på Senja kommunes hjemmeside, er det oversikt over alle planlagte og gjennomførte møter i politiske organer. Publikum velger aktuell politisk organ, og kan "bla" eller søke i møtekalenderen for å finne ønsket informasjon og sakspapirer. Alle saksdokumenter ligger tilgjengelig med unntak av ikke offentlige saker. Møteinnkalling og saksdokumenter publiseres 10 dager før møtet. Protokollen legges ut så snart den er godkjent. Sakspapirer som er til behandling i politiske organer kan være unntatt offentlighet hvis lover og regler tilsier det, til eksempel kan nevnes personopplysninger. Ved innsyn i ikke offentlige politiske saker, må en skriftlig henvendelse til kommunen sendes enten per e-post eller per brev.
Innsyn i personopplysninger (om deg selv)
Enhver har rett til å få innsyn i opplysninger kommunen behandler/lagrer om enkeltpersoner og hva kommunen bruker opplysningene til. I kommunens personvernerklæring finner du informasjon om hvordan kommunen behandler personopplysningene dine.
Når en person søker om innsyn i personopplysninger er det en fordel om han/hun vet hvilken virksomhet i kommunen det ønskes opplysningene fra. I tillegg til rett til innsyn i personopplysninger kommunen har om deg, kan han/hun også fremme krav om retting, sletting, begrensning eller protestere mot bruk av enkelte av dine personopplysninger.
Innsyn i personalsaker
En ansatt i offentlig forvaltning er å betrakte som en offentlig person. Dette medfører at vi må gi innsyn i saker som betraktes som personlige opplysninger, men som etter regelverket ikke er det. Det kan for eksempel være lønn til kommunale tjenestemenn eller permisjonssøknad hvor årsak ikke er begrunnet i taushetsbelagte opplysninger, jfr Fvl. § 13, i slike tilfeller må vi vurdere meroffentlighet. Sladdet dokument oversendes elektronisk, eller sendes som en kopi i posten.
Innsyn i søknader til næringsfond
Det skal foretas vurdering av offentlighet i forbindelse med næringssaker:
Arkivpersonalet/saksbehandler foretar offentlighetsvurdering når søknaden kommer inn for journalføring. Er arkivpersonalet i tvil skal saksbehandler/virksomhetsleder evt. fagleder arkiv spørres om råd. Inntil dette foreligger, er dokumentet unntatt fra offentlighet.
For taushetsbelagte opplysninger er det Off.lovens § 13 samt Fvl. § 13 som regulerer innsynet. I næringssaker spesielt, forholder vi oss til Fvl. § 13, 1,ledd nr 2 som går ut på tekniske innretninger. Ved partsinnsyn gjelder Forvaltningslovens § 18.
Partsinnsyn
Det er egne regler for partsinnsyn og henvendelser i slike saker må behandles i henhold til Fvl § 18 og § 19. Du er Part i saken når det gjelder deg direkte. Det er ikke nok at du har uttalt deg i en sak eller er omtalt i en sak for å kunne regnes som part.
Innsyn i anbudsdokumenter
Ved offentliggjøring av anbudsdokumenter vurderes taushetsbelagte opplysninger etter Off.loven §13.1 samt Fvl. § 13 som regulerer innsynet. I anbudssaker skal det være spesielt oppmerksomt på forhold som gå ut på tekniske innretninger, jfr Fvl § 13.1, ledd nr 2.
Innsyn for forskere
Skal behandles i tråd med gjeldende regelverk, se Fvl § 13 d og Fvl. forskriften § 8. Søknad om innsyn skal rettes til vedkommende departement, men arkivleder er behjelpelig med utforming av søknaden.
Tilgang til/bestilling av dokumenter
Bestilling av dokumenter fra postjournalen foregår direkte fra den elektroniske postlisten. Ved å benytte "Bestill innsyn" på journalposten/dokumentet du ønsker innsyn i rekvireres en e-post til post@senja.kommune.no med bestilling av dokument for innsyn til adressaten. Arkivtjenesten vurderer og sender ut etterspurte dokumenter samme dag som bestilling foretas. Dokumenter som er hjemlet med unntatt offentlighet må det søkes om skriftlig for å få innsyn, disse journalføres og saksbehandles. Bestilling av innsyn i saker Alle henvendelser om innsyn i dokumenter som ikke er tilgjengelig elektronisk, skal det søkes til Senja kommune for å få innsyn. Kjenner en ikke til saksnummer er det viktig å gi så mange opplysninger som kan beskrive saken, for å finne den etterspurte informasjon.
Bestilling av dokumenter/saker fra de tidligere kommunene
Dokumenter fra de tidligere sammenslåings-kommunene som nå utgjør Senja kommune; Berg, Lenvik, Torsken og Tranøy, er ikke elektronisk søkbare for publikum. Dokumentene kan likevel gis innsyn i ved henvendelse direkte til servicetorgene. Ved innsyn i dokumenter fra de tidligere kommunene er det viktig at det gis så mange opplysninger som mulig om saken for å forenkle søkemulighetene og for å finne det riktige dokumentet eller saken.
Svarfrist
Forespørsel om innsyn skal besvares uten ugrunnet opphold og senest innen 3 virkedager fra mottatt innsynsforespørsel. Hvis ikke fristen overholdes er innsynsforespørselen å anse som avslått og klagen vil gå til Statsforvalteren. Arkivpersonalet kan kontaktes i tvilstilfeller. Forøvrig vises det til veiledningsplikten (Fvl. § 11) overfor publikum og henvendelser. |