|
Saksbehandler har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. Saksbehandlerne er ansvarlig for at alle saksdokumenter de arbeider med blir arkivlagt, dvs. alle saksdokument som ihht. Offentlighetsloven §§ 2 og 3 er å regne som saksdokument for organet. En sak kan defineres som en forespørsel som er til behandling. Dokumentene i en sak skal holdes samlet – og det skal være samsvar mellom "fysisk arkiv" og dokumentene som inngår i et saksnummer i det elektroniske sak-/arkivsystemet, der det også finnes et fysisk arkiv, dvs. i papirversjon. Saksbehandler skal derfor:
- Kontrollere at mottatte brev er registrert i journalsystemet og har riktig klassering, saksnummer og saksbehandler. Dette gjelder også telefaks og e-post. Det er ikke anledning til å starte saksbehandling på brev som ikke er journalført i systemet.
- Ha ansvaret for at brev (personlig adressert post inkl. epost og telefaks) som kommer direkte til saksbehandler blir journalført av arkivet.
- Det kan inngås skriftlige avtaler om at personlig adressert post kan åpnes av arkivtjenesten.
- Saksbehandler må sikre at mottatt e-post kan behandles også ved fravær over lengre tid. Dette skal gjøres ved bruk av funksjonen i e-post systemet for automatisk svar med opplysninger om fraværets varighet. Adresse for kommunens postmottak oppgis.
- Påse at gradert post er/blir påført riktig lovhjemmel.
- Påse at overskriften på alle dokumenter er dekkende og at dokumentet kun omhandler en sak.
- All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystemer. Absolutt ingen kommunale dokumenter skal lagres i personlige filer/mapper. Saksbehandler skal journalføre egne utgående brev og interne notater – dvs. alt som er ledd i saksbehandlingen.
- Saksbehandler har, der det finnes fysisk arkiv, ansvaret for at arkivmappen er komplett og ryddes for ikke arkivverdig materiale. (notater o.l.)
- Saksbehandler kan ikke låne fysisk arkivmateriale videre til andre uten at dette blir registrert av arkivet.
- Saksbehandler har ansvaret for oppfølging av saker - jfr. restanse og forfallskontroll.
- Saksbehandler har selv ansvaret for ekspedering av utgående brev.
- Registrere journalposter til behandling i politiske utvalg og skrive saksframlegget.
- Registrere delegerte saker til behandling - møtesekretær for utvalget tar ut rapporter.
I arkivfaglige saker er saksbehandler underordnet arkivleder i kommunen og er til enhver tid pålagt å følge gjeldende rutinebestemmelser. Innføring i saksbehandlers arkivansvar er en del av opplæringen av saksbehandlere. Rutiner for dette ligger i internkontroll i Risk Manager og er en del av delegeringsreglementet for perioden. |