|
Fra et arkivsynspunkt må databasen betraktes som "et helhetlig arkiv" selv om det opprettes flere arkivskapere (6) med tilhørende journalenheter – en for hver kommune. For alle kommunene eller alle aktører i samme basen må avlevering skje samtidig. Journaldatabasen kan ikke splittes opp og arkivet må betraktes som "multiproveniens" i henhold til nåværende krav. Eventuelle fysiske arkiver som måtte finnes etter overgangen er knyttet til et organ/arkivskaper. Når det gjelder avlevering av databasen og senere historisk bruk så vil ikke den elektroniske versjonen skape fremtidige problemer da alle kommuner har felles depot i IKA Trøndelag. Ansvaret mellom kommunene ihht. felles database er definert slik:
- Drift og vedlikehold av databasen. Ansvaret tillegges felles IKT-tjeneste i Indre Fosen kommune.
- Ansvaret for arkivstrukturen i databasen er arkivansvarlig/systemansvarlig i kommunene.
- Drift av arkivstyringen og det overordnede arkivansvaret, som pkt. 2
- Ansvar ved bortsetting og avlevering, som pkt. 2
Kontor 2000 ble brukt 1995 - 2007, og ble konvertert inn til ePhorte i 2007, og er nå en historisk base. En ny base i ePhorte ble brukt mellom 2007 og 2019, og kalles nå ePhorte Gamle Åfjord, da denne er fra Åfjord før kommunesammenslåing med Roan fra 01.01.2020. Fra kommunesammenslåingen til nye Åfjord, er basen nå benyttet frem til 28.05.2021. Kommunene Roan, Osen, Rissa, Leksvik, Mosvik og Åfjord - før sammenslåing av kommunene - har samarbeidet om felles løsning for elektronisk saksbehandlingsprogram (Ephorte) fra april 2007 også benevnt som "Fosenbasen". Mosvik kommune gikk fra 01.01.2012 over til Inderøy og vedtok å melde seg ut av Fosen - samarbeidet. Kommunene Ørland og Bjugn startet dette samarbeidet tidligere og har samme felles løsning fra 01.01.2006. Målet med en ny felles base på Fosen, som etter hvert besto av kommunene Indre Fosen (sammenslåing av kommunene Leksvik og Rissa fra 01.01.2018), Ørland og Bjugn, som fra 01.01.2020 ble til Ørland kommune, Osen og Åfjord:
- etablere et felles elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem for kommunene i Fosen.
- bidra til effektiv og korrekt saks- og publikumsbehandling og til rasjonelle relasjoner i forhold til kommunens samarbeidspartnere eksternt.
Kommunene innførte et fullelektronisk saks- og arkivsystem med oppstart av ePhorte i april 2007. Kommunene er i databasen definert som egne organer med en egen journalenhet. Åfjord kommune fikk fra samme tidspunkt:
- et felles postmottak (rådhuset) for alle avdelinger
- bruke saks- og arkivsystemet ePhorte til registrering av saksdokumenter og til saksbehandling.
Felles postmottak skal journalføre og skanne all inngående sakspost/ evt. også utgående post som er nødvendig for saksbehandlingen.
F.eks. ferdig utfylte skjema i papirversjon eller vedlegg til brev som ikke finnes registrert i ePhorte tidligere. |