|
Direkte overleverte saksdokumenter Saksdokumenter som blir direkte overlevert til saksbehandler/leder må overleveres til arkivet for skanning, journalføring og fordeling før saksbehandling iverksettes. Dette gjelder uavhengig av på hvilken måte dokumentene er kommet saksbehandler i hende (faks, e-post, direkte overlevering av papirdokument etc.).
Personlig adressert post Personlig adressert post som viser seg å være et saksdokument skal umiddelbart overleveres til arkivet for skanning og journalføring. Medarbeidere som mottar personlig adressert post som viser seg å være til organet, skal straks levere denne til arkivtjenesten for registrering. Denne regelen er medieuavhengig og gjelder også for telefaks og elektronisk post. Når det gjelder e-post, kan saksbehandler selv importere e-poster inn i sakssystemet. Det kan inngås skriftlige avtaler om at personlig adressert post kan åpnes av arkivtjenesten.
Personlig adressert e-post Personlig adressert e- post videresendes direkte. Dersom en saksbehandler mottar journalverdig e-post, kan saksbehandler selv importere e-posten til riktig saksmappe eller videresende denne til arkivet for journalføring. Den enkelte saksbehandler har plikt til å vurdere om posten må anses som et arkivverdig dokument. Er saksbehandler i tvil, må arkivtjenesten kontaktes. Saksbehandler må sikre at mottatt e-post kan behandles også ved fravær over lengre tid. Dette skal gjøres ved bruk av funksjonen i e- postsystemet for automatisk svar med opplysninger om fraværets varighet. Adresse for kommunens postmottak oppgis.
Post som ikke er journalført Hvis saksbehandler/leder har mottatt dokumenter som ikke er journalført (eks rundskriv, møteinnkallinger) og ser at de har et innhold eller er av en karakterer som gjør at de vil starte en saksbehandlingsprosess, skal dokumentet returneres til arkivet for skanning og journalføring.
Hastesaker Inngående saksdokumenter skal journalføres før saksbehandling starter. Dette gjelder også e-post. Retningslinjer e - post Saksbehandler må vurdere om eposten er en del av arkivbehandling. Det er da vedkommende saksbehandler som avgjør om eposten inngår som en del av sak, og om det er ønskelig bidrar arkiv - og dokumenttjenesten med å legge inn i saksarkiv. Epost sendt til kommunens postmottak betjenes av arkiv - og dokumenttjenesten, og videre legges dette inn i ePhorte, som svarer ut saken, eventuelt etter avtale med saksbehandler.
Journalførte saksdokumenter Alle plikter å kontrollere at saksdokumentet er registrert i riktig sak. Hvis dokumenter skal flyttes eller kopieres til en annen sak, skal arkivet kontaktes og de sørger da for å flytte/kopiere dokumentet over til riktig sak. Ved unntatt offentlighetssaker skal det kontrolleres at riktig tilgangskode er påført , samt hvilken tekst og felt som skal skjermes. Hvis saksansvaret overføres til en annen saksbehandler, skal arkivet underrettes slik at registrering i journalen blir korrekt.
Framhenting og offentlighetsvurdering av journalposter som er midlertig journalført Daglig søker leder frem alle journalposter som er midlertidig journalført og foretar offentlighetsvurdering. Tilgangskode XX fjernes og eventuell rett tilgangskode settes på journalposten og markerer tekst som skal unntas. Søkets navn: " Avdelingens ikke off. vurderte JP." |