|
Overordnet skal det være fokus på systematisering av arbeidet med arkiv- og dokumentasjonsforvaltning. Innføring og videreutvikling av digitale løsninger for saksbehandling og samhandling, gjør at arkivet må være mer synlig med retningslinjer for hvordan dokumentbehandling skal foregå, hvilke dokumenter som er arkivverdige og samtidig få forståelse av hvordan oppgaver hver saksbehandler har i dokumentasjonsforvaltning, ut i organisasjonen. Særlig gjelder dette behandling av e- poster og sms-er som kommer direkte til saksbehandlere. Noen fokuspunkter:
- ferdigstillelse av arkivplan og revidering/ utarbeidelse av nye rutiner
- opplæring til saksbehandlere
- Rydding av gamle papirarkiv: kommunen begynte et systematisk arbeid med rydding av gamle papirarkiv høsten 2021. Det følger en oppsatt plan, og ferdig ryddet arkiv skal listeføres og settes til fjernarkivet. Etter en avlevering til depot flyttes nyere arkivmateriale til fjernarkivrommet
- Avlevering av papirarkiv til IKA Finnmark - IKA Finnmark har åpnet nytt bygg og er klare til å ta i mot arkiv igjen. Avlevering er påbegynt. Det skal fortløpende gjennomføres avlevering av alt arkivmateriale som er klart (gammelt nok, ordnet, pakket og listeført).
- uttrekk elektroniske system - det er utført på K2000- programmet
- digitalisering av byggesaksarkiv - Vi har ca 80 hyllemeter byggesaksarkiv som ønskes digitalisert, og med løsning for å få dette inn i saks og arkivsystemet vårt.
- rydding og ajourføring i digitalt saks og arkivsystem - særlig fokus på saksbehandlernes restanser og dokumenter med midlertidige statuser
|