|
Kommunedirektøren har ifølge kommuneloven og arkivforskriften ansvaret for kommunens arkiv og for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter. Innholdet i kommunedirektørens arkivansvar er ellers fastsatt i forskrift om offentlige arkiver § 1: «Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ ligg til den øvste leiinga i organet.» Porsanger kommunes delegasjonsreglement viser at arkivansvaret er delegert fra kommunestyret til kommunedirektøren, og videre til arkivleder, slik:
Porsanger kommune er ett arkivorgan, med et felles dokumentsenter, som er offentlig servicekontor. Arkivleder har faglig ansvar for kommunens samlede dokument- og arkivtjeneste, arkivdanning og bevaring av arkivmateriale. Offentlig servicekontor er arkivtjenesten som har det daglige ansvaret for sentralarkivet til kommunen. Dette innebærer daglig fagansvar for arkiv, ansvar for postregistrering og journalføring, rollen som arkiv- og systemansvarlig i sak- og arkivsystemet, arkivplan og fjernarkiv. i tillegg innsamling og forvaltning av eldre arkiv fra alle kommunens enheter. Ordningen med sentralarkiv innebærer at arkivansvarlig i ytre virksomheter kun er ansvarlig for de arkivene som til enhver tid befinner seg i virksomheten/ avdelingen. Offentlig servicekontor er plassert på rådhuset i Lakselv. All post til kommunen, både fysisk post og post gjennom digitale løsninger (postmottak e- post, SvarInn (eDialog), Altinn og evt annet) kommer til servicekontoret/ arkivtjenesten, og blir håndtert der. Følgende enheter fører egen post i sikker sone:
- barneverntjenesten
- NAV sosialtjenesten
- Porsangerskolen (elevsaker)
- helse (klientsaker)
|