|
Porsanger kommune har arkivmateriale fra helt tilbake til starten av 1800- tallet, da avlevert og registrert hos depot IKA Finnmark som avlevering fra Kistrand kommune. Porsanger kommune har totalt avlevert materiale til IKA Finnmark fra ca 1935- 2023. På Rådhuset har vi nå saksarkiv fra ca 1980, og tidligere materiale er avlevert. Saksarkiv fra perioden 1980- 1994/95 planlegges avlevert i 2022/2023, når IKA Finnmark nå er åpnet for å ta i mot arkiv igjen. Det er likevel arkivmateriale fra årene før 1980 som ikke er avlevert, noe av grunnen er senere tilflyt til fjernarkiv fra virksomheter/ avdelinger og noe grunnet at alt ikke har vært gjennomgått og blitt med på avleveringer. Eksempel på dette er skoleprotokoller fra 1936 funnet i arkivet som er flyttet til fjernarkivet fra Børselv skole i 2015. I tillegg har noen avdelinger gjennomført avleveringer til IKA Finnmark direkte, og det kan ha ført til slike "hull" i rekkefølgen/ årstallene på avleveringer, mens andre igjen ikke har gjort avleveringer. Porsanger kommune har, som er kjent i dag, brukt to ulike arkivordninger på saksarkivet. Fra 60-tallet og frem til 1995 ble det brukt en arkivnøkkel som heter «Arkivnøkkel for kommunene». Det ble foretatt skarpt periodeskille i arkivet april 1995. Fra 1995 frem til dags dato brukes K-kodene. Da det var store endringer i K-kodene i 1999, ble det foretatt skarpt periodeskille i arkivet. Papirarkivet, foruten delarkivene/ objektarkiv, frem til 1995 er delvis ordnet og plassert i fjernarkiv i kjelleren på Rådhuset i Lakselv. Arkivet fra 1995 til 1999 hvor det ble foretatt skarpt periodeskille, er det en del mangler og rot i journalen og sakarkivet. Dette ble av ressursmessige grunner løst på følgende måte: 1. alle sakene i journalen som ikke lot seg avslutte forskriftsmessig er avsluttet med ett skript som er levert fra IBM. 2. Saker/ dokumenter som ikke kunne avsluttes forskriftsmessig er sortert etter k-kode og lagt i arkivbokser merket med arkivskaper, K-kode, inner- og ytterår. Boksene er også merket AS – avsluttet med script. De vanligste feilene i denne perioden er at det er opprettet ny sak for hvert dokument som ble skrevet ut. (Disse er nå lagt i samme arkivboks). Det er også oppdaget overskrivninger av dokumenter. (Det er opprettet et dokument og sendt ut, senere er det foretatt overskrivning, og dette dokumentet er også sendt ut. Altså to forskjellige utgående dokumenter med samme løpenummer). Det ble gjort to "dumps" til IKA Finnmark av K2000; dump av K2000 fildato- 22.3.11. perioden 1995- 1999. dump av K2000 fildato - 18.1.16. perioden 2000- 2006. Det er mulig tap av dokumenter fra teknisk avdeling i disse periodene pga systemsvikt. Porsanger kommune har fra april 1995 til 31.12.2006 brukt Kontor 2000 (K2000) som sak/arkivsystem. Arkivet fra 2000 til 2006 synes å være i forskriftsmessig stand. Dette arkivet er pr i dag ikke avsluttet i K2000. Elektronisk uttrekk fra Kontor 2000 skal gjennomføres 1.halvår 2023 i samarbeid med IKAF. Brann i industribygget den 31.01.1992 førte til tap av arkivmateriale fra landbruksavdelingen. Noe ble reddet ut etter brannen, og blir med på avlevering til IKA Finnmark 2022/23. Brann i Røde-kors-bygget, hvor Vindvotten SFO var plassert, den 07.04.2018, førte til tap av arkivmateriale for perioden 2015 - april 2018. Ved gjennomgang av arkiv fra PIAS AS skjedde det uhjemlet kassasjon, og det meste av arkivserien gikk tapt. Noe er bevart, bl.a. generalforsamlinger. Fra 1.1.2007 frem til 18.06.2017 brukte Porsanger kommune sak/arkivsystemet ePhorte, det første fullelektroniske sak/arkivsystemet vårt. Porsanger kommune valgte ved innføring av elektronisk arkiv at dette skulle gjelde for kommunens saksarkiv, og at vi skulle ha en prøveperiode på 2 år hvor vi tok vare på papirversjonen på servicekontoret mens saksbehandlerne måtte forholde seg elektronisk til saker. Fra 1.1.2009 ble saksarkivet elektronisk. Fra samme tidspunkt sluttet vi å skrive ut og bevare papirutgave av intern journal. Fra 19.06.2017 byttet vi sak/arkivsystem fra ePhorte til Elements. Den 06.05.2020 tok vi i bruk Elementsmodulen eByggesak. Den 03.10.2022 gikk vi i over til Elements cloud (skyløsning). Det ble samtidig foretatt skarpt periodeskille i arkivet. Fra samme tidspunkt sluttet vi å skrive ut og bevare papirutgave av offentlig journal. Papirarkivene har vært fjernlagret i ulike arkivrom i kjelleren på Rådhuset i Lakselv. I slutten av 2021 ble et nytt arkivrom i kjelleren ferdigstilt, som skal være fjernarkiv for hele organisasjonen med unntak av mors fra helsesektoren, og i løpet av desember 2021 og hele 2022 ble rommet fortløpende tatt i bruk. Alle arkivrommene i kjelleren ble ryddet, arkivmaterialet ble gjennomgått og klargjort til å avleveres til depot. Et eget rom i kjelleren ble tatt i bruk som bilagsrom (ikke- bevaringsverdig materiale fra økonomi og lønn som skal oppbevares før det kasseres). Det ble gjennomført en stor avlevering av papirarkiver til IKAF den 07.2.2023. Mindre avleveringer har blitt gjort etter det, og kommer frem i arkivplanens punkt "arkivdepot- avlevering av papirarkiv" Det har vært administrative og politiske omorganiseringer, som gjør at avdelinger og utvalg er lagt ned og nye har blitt opprettet. Dette har ført til at arkivmateriale som er ungt også er avlevert til IKAF. All avlevering beskrives også under punktet "bestandsoversikt". |