Ansvar og fullmakter

Offentlige virksomheter danner arkiv i flere ulike systemer. De fleste virksomheter har et system for generell saksbehandling med funksjonalitet for journalføring og arkivering.  Det finnes også en rekke fagsystemer som er utviklet for å håndtere saker innenfor et spesifikt fagområde.

Arkivansvaret må ivaretas for alle funksjoner som skaper dokumentasjon. Det er viktig å dokumentere hvilke oppgaver som utføres av arkivtjenesten og hvilke som er tildelt for eksempel enhetsledere, systemansvarlige og medarbeidere i fagenhetene. Hvis det ikke er beskrivelser av rollene med tydelige grenseganger, er det risiko for at viktige arkivoppgaver ikke blir gjort.

Dette kartet viser eksempel på hvordan arkivstrukturen og arkivansvar henger sammen. Et organ kan ha et eller flere arkiv. Hvert organ skal ha en arkivleder. Hvert arkiv skal ha en som har daglig arkivansvar. Arkivmedarbeidere har ikke selvstendig ansvar, men kan være knyttet til et sentralarkiv, delarkiv eller bare en enkel arkivserie/arkivdel eller spesialarkiv som for eksempel et bestemt klientarkiv. En arkivansvarlig har ansvar for sitt arkiv og evt. delarkiver med underliggende arkivserier/-deler.

 er leder for kommunens arkivtjeneste. 

Arkivleder har ansvar for arkivtjenesten og skal gi rettledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. Arkivleder har fullmakt til å følge opp og føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen.

Arkivleder skal:

• rapportere til ledelsen i kommunen om virksomheten til arkivtjenesten og legge fram forslag om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
• føre tilsyn med at arkivarbeid skjer i samsvar med reglene i arkivplanen
• føre kontroll med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret
• ta initiativ til oppdatering/endringer i arkivplanen. Ved store endringer som for eksempel endringer i organisasjonen eller ved periodisering blir arkivplanen tatt opp til behandling i kommunestyret og lagret i saks- og arkivsystem. Ved små endringer, f.eks. ved revidering av rutiner, det blir laget en ny rutine, eller oppdatering av bestandsoversikt eller innføringer i arkivhistorikken, legges endringen til uten videre politisk behandling.
• være kontaktperson til IKA Finnmark angående arkiv
• tas med på råd når kommunen skal velge sak-/arkivsystem og fagsystemer, og ved innkjøp av arkivmateriell
• få anledning til å uttale seg om de arkivmessige konsekvensene av planlagte omorganiseringer i kommunen
• holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren, og om endringer i lover og regelverk for offentlige arkiver

Hver enhet som har et fagarkiv skal ha en arkivansvarlig i enheten, noen har i tillegg arkivmedarbeidere.

Instruksen gjelder hele organisasjonen, også for ytre virksomheter. 

 er den faglige ansvarlige, og som til daglig er ansvarlig for utøvelsen av arkivoppgavene i egen enhet.

Den arkivansvarlige har operativt ansvar for enhetens samlede arkivtjeneste, og skal:

• påse at arkivmedarbeiderne og arkivarbeidet i egen enhet følger lover og bestemmelser
• påse at arbeidet utføres på en rasjonell og effektiv måte i henhold til bestemmelsene i denne planen
• bringe arkivfaglige problemer i de ulike enheter videre til fagleder arkiv
• påse at rutiner for arkiv blir gjort kjent og følges i egen avdeling, ansvar for uttrekk utføres etter rutinen og at risikoanalyser er foretatt 

Arkivansvarlig avdeling kan selv utføre de samme arbeidsoppgavene som ligger i instruksen til arkivmedarbeider, eller arbeidsoppgavene kan delegeres. 

Arkivmedarbeider er ansvarlig for å utføre oppgavene i enheten etter næreste overordnedes/ arkivansvarliges anvisning eller instruks.

Arkivmedarbeider skal: 

• utføre det løpende arkivarbeidet i henhold til lover, bestemmelser og arkivreglementet i arkivplanen
• utføre arkivbegrensning og registrering i tråd med retningslinjene slik at saksoversikt og sakskontroll kan etableres
• sørge for rasjonell dokumentflyt slik at rette vedkommende får all aktuell dokumentasjon
• utføre arkivleggingen i henhold til vedtatte og godkjente systemer og oppstillingsplaner
• delta i nødvendig opplæring for å kunne utføre sine oppgaver tilfredsstillende
• sørge for at arkivene til enhver tid er oppdatert (versjonskontroll)
• sørge for rasjonell betjening av arkiver og dokumentsamlinger
• sørge for at betjeningen følger retningslinjer for bruk og lån av arkivmateriale
• holde oversikt over dokumentasjonen i sine fysiske arkiver og databaser
• utføre kassasjonsarbeid i tråd med gjeldende retningslinjer