|
Arkivforskriften § 13 sier at deler av arkiv som ikke lenger er i bruk skal periodiseres. De periodiserte arkivene skal tas vare på i en ordnet og tilgjengelig form. Riksarkivarens forskrift §§ 4-4 og 4- 6 stiller krav om håndtering av periodisert elektronisk arkivmateriale. Arkivregelverket gir bestemmelser om lagringsmedium, organisering av datauttrekk og dokumentasjon av system og informasjonen i disse. Elektronisk arkivmateriale skal tas vare på gjennom regelmessige, systemuavhengige uttrekk og overføres til digitalt depot. Det må gjøres på en måte som sikrer at arkivmaterialet blir tilgjengelig for ettertiden. Det skal gjøres uttrekk og avlevering av alle system som har bevaringsverdig informasjon, både saks- og fagsystem. Porsanger kommune overfører til digitalt depot hos IKA-Finnmark. Uttrekk må gjøres ved periodisering og ved bytte av system. Porsanger kommune har en oversikt over elektroniske systemer som inngår i arkivet, både aktive og avsluttede systemer, og hvordan bevaringsverdig informasjon fra hvert enkelt system skal langtidsbevares. Systemoversikten ligger i arkivplanen, under punktet "Elektroniske system" i "Arkivoversikt". Porsanger kommune har i tillegg laget plan for uttrekk:
INSTRUKS: Systemeier tar kontakt med arkivtjenesten og IT-tjenesten for å avklare behovet for uttrekk, og om det skal gjennomføres Siard-uttrekk, NOARK-uttrekk, eller begge. Det er viktig at det opprettes kontakt og samarbeid tidlig mellom systemeier, arkivtjenesten, IT-tjenesten, IKA-Finnmark og eventuelt systemleverandør
Dersom det kun skal gjøres Siard-uttrekk:
arkivtjenesten bestiller uttrekk fra IKA-Finnmark. Tidspunkt for uttrekk avklares mellom IKA-Finnmark, IT-tjenesten, arkivtjenesten og avdelingen IKA-Finnmark gjennomfører uttrekket Systemet kan ikke avsluttes før kommunen har mottatt bekreftelse fra IKA-Finnmark på at uttrekket er vellykket og overført til digitalt depot systemeier må fylle ut skjema om systemet fra IKAF, uavhengig av uttrekkstype.
|