|
Periodisering innebærer at man setter et kontrollert tidsskille i arkivet. Alle saker som er registrert i en gitt periode skilles ut av det aktive arkivet, og plasseres i bortsettingsarkiv eller historisk base. I kommunal sektor er det vanlig å la en arkivperiode følge valgperiodene, det vil si hvert fjerde år, og det følger kalenderåret. Oktober 2022 gikk kommunen fra on-prem-løsning til cloud-løsning av vårt sak-arkivsystem og det ble foretatt et skarpt periodeskille i saksarkivet. Neste periodisering blir i 2028 (etter kommunevalg i 2027). Deretter skal kommunen følge valgperiodene, og periodisere saksarkivet hvert fjerde år. Objektmapper (f.eks. personalmapper, elevmapper, byggesaker) har generelt langvarig brukstid som gjerne strekker seg over mange perioder i sakarkivet. Ved hvert periodiseringsintervall vil kun et fåtall av disse mappene være avsluttet. Periodisering av de objektordnede arkivdelene i sak-arkivsystemet gjennomføres derfor ved at kun mapper som har gått ut av aktiv bruk skilles ut og overføres til historisk base/ bortsettingsarkiv, mens flertallet av mappene beholdes i sakarkivet. Prosessen bør skje samtidig med det øvrige periodiseringsarbeidet. Ved overgang til nye fagsystem skal det settes skarpt periodeskille. Periodisering ved omorganisering Ved større forandringer, f.eks. organisasjonsendringer, er det nødvendig å sikre at arkivet frem til organisasjonsendringen bevares som en enhet. I slike tilfeller skal det gjennomføres skarpt periodeskille. Periodisering er ikke nødvendig ved mindre omorganiseringer, når organet avgir eller mottar små enheter, eller ved mindre interne omorganiseringer innen rammene av et sentralarkiv. |