Arkivpersonale, ledere og saksbehandlere som registrerer inngående dokumenter skal forholde seg til følgende registreringsregler når det gjelder nedenforstående bestemte type saker.
| Saker
|
Sakstittel
|
Saksomgrep
|
Journalførende enhet
|
Arkivdel
|
Primær-klassering
|
Sekundær-klassering
|
T.gruppe
|
T.kode
|
| Avløsertilskudd sykdom
|
Avløsertilskudd sykdom - navn
|
Enkeltsak
|
Sent
|
LAND
|
GBNR
|
V14
|
|
U - skjerming taushetsbelagte opplysninger
|
| Bygdeutviklingsmidler
|
BU-midler - formål -
gnr/bnr - navn
|
Enkeltsak
|
Sent
|
LAND
|
GBNR
|
|
|
|
| Produksjonstilskudd og avløsertilskudd
|
Produksjonstilskudd
|
Enkeltsak
|
Sent
|
LAND
|
GBnr
|
V13
|
|
U
|
| SMIL-midler
|
SMIL-midler - formål -
gnr/bnr - navn søker
|
Enkeltsak
|
Sent
|
SAK
|
V18
|
|
|
|
| Delingssaker
|
Hjemmelshaver - formål
|
Enkeltsak
|
Sent
|
GBN
|
Mappetype gnr/bnr
|
L33
|
|
|
| Byggesaker
|
Byggesak - type -gbnr - Tiltakshavers navn
|
Enkeltsak
|
Sent
|
GBN
|
Mappetype gnr/bnr
|
L42
|
|
|
| Reguleringsplaner
|
Reguleringsplan - sted
|
En sak pr reguleringsplan
|
Sent
|
SAK
|
L12
|
|
|
|
| Tomtesalg/kjøp (m/ skjøte og kjøpekontrakt
|
Tomtesalg/kjøp eiendom - søkers navn
|
Enkeltsak
|
Sent
|
SAK
|
L83
|
underskrevet kjøpekontrakt og tinglyst skjøte skannes
|
|
|
| Dispensasjon fra motorferdselloven
|
Dispensasjon fra motorferdselloven - søker
|
Enkeltsak
|
Sent
|
SAK
|
K01 &18
|
|
|
U - skjerming taushetsbelagte opplysninger
|
| Elevsak skolenivå (*)
|
Elevens navn, fødselsdato - sakstittel
|
Enkeltsak
|
Skolen
|
Elevmappa
|
Fødselsdato
|
|
|
E
|
| Elevsak - spesialundervisning, assistent, klage på undervisning, fri fra pliktig grunnskoleundervisning
|
Sakstittel - elevens navn
|
Enkeltsak
|
Sent
|
Elev
|
A20 - A24
|
|
|
E - 13.1
|
| Barnehagebarnsaker barnehagenivå (*)
|
Barnets navn, fødselsdato - sakstittel
|
Enkeltsak
|
Barnehage
|
Barnemappa
|
Fødselsdato
|
|
|
B + skjerming taushetsbelagte opplysninger
|
| Barnehagebarnsaker - klage
|
Klage på xxxx - barnets navn
|
Enkeltsak
|
Sent
|
Barnemappa
|
A10 & 02
|
|
|
B - UO § 13.......
|
| Assistent barnehage/ spesialpedagogisk hjelp
|
Assistent/ spesialpedagogisk hjelp barnehageår - barnets navn
|
Enkeltsak
|
Sent
|
Elev
|
A10
|
|
|
UO B
|
| Startlån
|
Startlån - navn søker
|
Enkeltsak
|
Sent
|
SAK/ papir
|
252
|
|
|
U + skjerming taushetsbelagte opplysninger
|
| Avtaler/kontrakter
|
Avtale om ........ - avtaleparter JP-merknad: hvor original arkiveres
|
Egen JP i tilhørende sak
|
Sent
|
SAK/ papir
|
Klassering etter sakens innhold
|
Oppbevares på papir i eget arkiv/perm - merkes egen merkelapp
|
Avtalene avleveres kun elektronisk ved avlevering til depot
|
|
| Konsesjon
|
Konsesjon/ erverv av fast eiendom - gnr/bnr - navn søker
|
Enkeltsak
|
Sent
|
SAK
|
V60 &18
|
|
|
|
| Utlysning av stilling
|
Utlysning av stilling - type stilling - arbeidssted
|
Enkeltsak (en sak kan omfatte flere stillinger)
|
Sent
|
SAK
|
410 - 417
|
|
PER
|
A + skjerming taushetsbelagte opplysninger
|
| Budsjett og økonomiplan (*)
|
Budsjett og økonomiplan årstall - årstall
|
Samlesak pr år(en samlesak for alle avdelinger)
|
Sent
|
SAK
|
150
|
|
Definer tilg.gruppe: saksansvarlig samt avdelingsleder/ avdelingsledere/ budsjettansvarlige
|
EnkeltJP kan unndras
|
| Årsmelding og årsregnskap (*)
|
Årsrapport og årsmelding årstall
|
Samlesak pr år(en samlesak for alle avdelinger)
|
Sent
|
SAK
|
004/ 210
|
|
Definer tilg.gruppe: saksansvarlig samt virksomhetsleder/ ansvarlige årsrapport
|
|
|
Barnehageplass -
søknader, permisjoner, oppsigelser
|
Plass, permisjon, oppsigelse i barnehage barnehageår - barnets navn
|
Enkeltsak
|
Barnehagen
|
Barnemappa
|
A10
|
|
Samordnet opptak koordineres av barnehagefaglig ansvarlig, søknader arkiveres etter opptak i barnehagen
|
U + skjerming taushetsbelagte opplysninger U - foresatte
|
|
SFO - plass
søknader, permisjoner, oppsigelser
|
Plass, permisjon, oppsigelse SFO skoleår - barnets navn
|
Enkeltsak
|
SFO
|
Elevmappe
|
A22
|
|
|
U + skjerming taushetsbelagte opplysninger
|
| Kulturskole - plass, permisjon, oppsigelse
|
Plass, permisjon, oppsigelse i kulturskole årstall - søkerens navn
|
Enkeltsak
|
Kulturskolen
|
Elevmappe
|
A30
|
|
|
|
| Utleie kommunale bygg
|
Utleie av lokaler - søkerens navn
|
Samlesak pr år
|
Sent
|
SAK
|
614
|
|
|
|
| Fritak kommunale avgifter
|
Søknad om fritak type avgift - søkers navn
|
Enkeltsak
|
Sent
|
GBN
|
GBNR
|
233
|
|
Tilgangsgruppe: Fritak komm.avgifter
|
| Nasjonale prøver
|
Nasjonale prøver innrapporteringssystem PAS
|
Samlesak pr år
|
Skolene
|
Emne
|
B60
|
|
|
U + skjerming taushetsbelagte opplysninger
|
| Standpunktkarakterer
|
Standpunktkarakterer - skole - skoleår
|
Samlesak pr skoleår
|
Skolene
|
Emne
|
B64
|
|
|
U + skjerming taushetsbelagte opplysninger
|
| Standpunktkarakterer klager
|
Klage på standpunktkarakter - fag - elevens navn (etternavn og fornavn)
|
Egen sak pr henv./klage
|
Skolene
|
Elevmappa
|
Fødselsnummer (11 siffer)
|
|
B64
|
U + skjerming taushetsbelagte opplysninger
|
| Avgangsprøver - Eksamen
|
Eksamen i grunnskolen - år
|
Samlesak pr år
|
Skolene
|
Emne
|
B65
|
|
|
U + skjerming taushetsbelagte opplysninger
|
| Avgangsprøver - Eksamen - klager
|
Klage på avgangsprøve - fag -
elevens navn (etternavn og fornavn
|
Egen sak pr henv./forespørsel
|
Skolene
|
Elevmappa
|
Fødselsnummer (11 siffer)
|
|
B65
|
U + skjerming taushetsbelagte opplysninger
|
| Eksamensprotokoller
|
Eksamensprotokoller skoleår
|
Enkeltsak
|
Skolene
|
Emne
|
B65
|
|
|
Originaler arkiveres i papirversjon i rådhusets velv.
|
| Skolekrets
|
Bytte av skolekrets - elevens navn
|
Enkeltsak
|
Sent
|
Elev
|
A20 &61
|
|
|
U + skjerming
|
| Refusjon gjesteelever
|
Refusjon gjesteelev fra/ gjesteelev i Porsanger årstall
|
Samlesak pr. år
|
Sent
|
SAK
|
233 A20
|
|
|
U + skjerming
|
| Refusjoner inn/ut
|
Refusjoner emne periode
|
Samlesak pr år/ enkeltsak
|
Sent
|
SAK
|
233/ 223+ fagklasse
|
|
|
|
| Tilskudd inn/ut
|
Tilskudd emne periode
|
Enkeltsak
|
Sent
|
SAK
|
233/ 223+ fagklasse
|
|
|
|
Alle saksbehandlere som berører de enkelte sakene skal ha skrivetilgang i denne og all behandling ihht henvendelsen skal foregå i en og samme sak. Interne behandlinger skrives som interne notater (X eller N dok) i saken. Tilgangsgrupper må opprettes ved behov.
Alle saksbehandlere som berører de enkelte sakene skal ha skrivetilgang i denne og all behandling ihht henvendelsen skal foregå i en og samme sak. Interne behandlinger skrives som interne notater (X eller N dok) i saken. Tilgangsgrupper må opprettes ved behov.
Alle skjema m/ vedlegg kommer i importsentralen i Elements og journalføres. Dersom det mottas skjema i papir, skannes disse inn og journalføres.