| SAKSBEHANDLERS VIKTIGSTE RUTINER: Ved overgang til elektronisk arkiv har saksbehandler fått et større ansvar for at den daglige arkivdanningen fungerer som den skal. Saksbehandlers viktigste rutiner kan presiseres som følger:
- Sjekk hver dag i Elements om du har fått ny post
- avskriv mottatt post
- Ha alltid oversikt over hvilke journalposter du ikke har besvart
- Ha alltid oversikt over hvilke dokumenter du har begynt å skrive på, men som ikke er ferdige
- Søk jevnlig etter dokumenter med forfallsdato
Når man har fått ny post:
- Sjekk at du er riktig saksbehandler
- Sjekk at dokumentet tilhører riktig sak
- Sjekk saks- og journalposttittel
- Vurder om dokumentet skal unntas offentlighet
- Vurder meroffentlighet
Hvis dokumentet skal unntas offentlighet:
- Påfør riktig tilgangskode og hjemmel
- Skjerm eventuelle ord i journalposttittelen
- Skjerm eventuell avsender/mottaker
- Skjerm eventuell klassering
- Det er saksbehandler som er ansvarlig for å offentlighetsvurdere sine dokumenter - se rutine for "offentlighet og innsyn" under punktet "Rutiner" - "daglige arkivrutiner"
- Det er ikke lov å sende sensitiv informasjon på e-post
Husk også:
- Det er ikke tillatt å starte saksbehandling før dokumentet er journalført. All saksbehandling skal skje i kommunens sak-/arkivsystem eller i avdelingens fagsystemer.
- e-post og sms som mottas direkte, skal vurderes og journalføres i saken
- Ha alltid fokus på hva som er journalverdig
Status på journalposter og saker:
- Journalposter og saker som er ferdig saksbehandlet, skal ferdigstilles fortløpende
|