|
Bilagsrommet ble opprettet høsten 2021, og brukes kun til bilag (ikke- bevaringsverdig materiale) fra økonomi- og lønn/personalavdelingene. På grunn av plassmangel for øvrig på Rådhuset er også bilag fra PIAS AS plassert i rommet. Bilagsrommet er i kjelleren på Rådhuset, kun økonomi- og lønn/personalavdelingen, i tillegg til arkivtjenesten, har tilgang til rommet. Hyllemeterne i rommet er inndelt pr avdeling slik:
Bilag flyttes årlig fra avdelingene til bilagsrommet, etter at årsavslutning er gjennomført. Samtidig gjennomføres kassasjon av bilag for bilag, jf. bevarings- og kassasjonsplan. Digitale lister lagres på lønnsavdelingens område på Teams, oppbevares og kasseres ihht bk-plan. PIAS AS er lagt ned, og det vil derfor ikke være tilflyt av nye bilag. Arkivtjenesten gjennomfører i løpet av første kvartal årlig kassasjon av bilagene, jf. bevarings- og kassasjonsplan. |