|
§ 3-4.Oppbevaring og sikring Det skal utarbeides rutiner for organet som beskriver hvordan arkivdokumentene oppbevares og sikres, herunder: A) Hvilke lagringsmedier og arkivformat som brukes Malene i Visma Profil for de ulike dokumenttypene bestemmer hvilke av disse formatene som brukes når. I grove trekk blir det slik: 1. Worddokumenter. 2. Skannede dokumenter benytter seg av .dot format B) Hvilke kategorier av saker og dokumenter som skal arkiveres elektronisk, og hvilke som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiveres på papir Visma Profil er fullelektronisk og alle dokumenter blir skannet/importert, lagret og siden makulert. C) Ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av dokumenter til arkivformat, herunder Den som skanner inn dokumenter i fagsystemet er selv ansvarlig for at dokumentene oppfyller gjeldende lovverk. - retningslinjer for kassasjon av mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk, Etter at dokumentene er skannet inn blir disse oppbevart i bokser sortert på dato. Dokumentene blir oppbevart hos oss i 3 måneder før de makuleres. D) En plan for periodisering av arkivet og vedlikehold av materialet inntil det kan overføres til arkivdepot I god tid i forveien før periodisering tar kommunen kontakt med Visma og KOAN (tidligere IKAN) for nødvendig bistand. Fauske kommune skal normalt periodisere hvert 4. år, dvs. 1. januar etter hvert kommunestyrevalg. For fagsystemet benyttes det da en overlappingsperiode på 2 år, for å avklare hvor vidt saker er avsluttet eller aktive. Det blir ikke opprettet nye saker for den avsluttede perioden, men eksisterende saker fra perioden som får tilført nye dokumenter i løpet av de to årene, defineres som aktive saker og overføres til ny arkivperiode. I Visma Profil gis arkivdelene som skal ha overlappingsperiode arkivstatus O, mens de nye arkivdelene som opprettes som arvtakere får status A (aktiv). Saker i arkivdeler med status O som får tilført nye dokumenter i overlappingsperioden overføres automatisk til den nye aktive arkivdelen. Når overlappingsperioden er slutt, skal det ikke lenger overføres saker fra den gamle til den nye arkivdelen. Den gamle arkivdelen får da status B (bortsatt) og overføres til en vedlikeholdt og søkbar historisk database. Ved endringer som nytt arkivsystem eller organisasjonsmessige endringer, benyttes skarpt periodeskille. Avlevering til depot: Samarbeid mellom Dokumentsenteret, IT og KOAN for å starte prosessen med uttrekk av avsluttede arkivdeler. Det kontrolleres at uttrekket er i et format som Riksarkivaren godkjenner. Uttrekk i godkjent format deponeres så til KOAN. Depot gir nærmere retningslinjer om krav og rutiner ved avlevering. To kopier av de avsluttede arkivdelene ved periodisering kopieres i godkjent format over på et medium som Riksarkivaren til enhver tid anbefaler og som depotet krever. Deretter avleveres det til depotet med all nødvendig dokumentasjon liggende ved. Depotet gir nærmere retningslinjer om krav og rutiner ved avlevering. Vedlikehold av elektronisk materiale gjelder både den aktive basen, den historiske databasen og de avsluttede arkivdelene. Overføring av avsluttede arkivdeler til KOAN blir gjort i samarbeid med Documaster. Vi bruker ikke CD-R for overføring til KOAN, men vi setter opp en sikker filoverføring direkte mellom våre systemer, Documaster og KOAN. Plan for deponering av avsluttede elekroniske system:
E) Iverksatte rutiner og tiltak for beskyttelse av dokumenter og ivaretakelse av informasjonssikkerhet. Viser til § 3-2, punkt A – tildeling av brukerrettigheter. Leder godkjenner tilganger til den enkelte ansatte. Det blir foretatt en offentlighetsvurdering av alle dokumenter ved registrering. For dokument som er unntatt offentlighet blir det påført tilgangskode i henhold til lovhjemmel. Rutiner for beskyttelse av dokumenter og ivaretakelse av informasjonssikkerhet: SIKRING AV PERSONELL OG DOKUMENT Taushetsplikt Alle arbeidstakere har taushetsplikt etter forvaltningsloven og de særlover deres arbeidsområde kommer inn under. Adgang Fysisk arkivmateriale skal oppbevares i avlåste skap så langt det er tjenlig. Saksbehandlere skal ha tilgang til materiale som er nødvendig for at de kan utføre sine arbeidsoppgaver. Fortrolig informasjon skal kun gis til den som har autorisasjon for de aktuelle opplysninger. Adgangen til elektronisk materiale reguleres av datasikkerhetstiltak for dette. Kontorsikkerhet Datautstyr skal være avslått/utlogget ved pauser og etter arbeidsslutt. Datasikkerhet Det skal være utarbeidet rutiner for å hindre uautorisert tilgang gjennom passordbruk, MFA (autentisering), gradert tilgang, loggesystemer o.a. Alle programmer skal være utstyrt med automatisk viruskontroll. |