|
Det ble oppdaget mangelfull arkivering og bevaring av søknad om grunnskoleopplæring på tilsynet fra Statsforvalteren i Oslo og Viken i november 2022. Arkivverket ba om redegjørelse for rutiner for arkivering og bevaring 17.11.2022, deretter dokument basert tilsyn med arkivholdet. Gran og Lunner Voksenopplæring og arkivtjenesten gjorde en grundig undersøkelse for å finne årsaken til brudd på arkivloven § 9. Hvor mye som hadde blitt kassert i samarbeid med fylkesarkivet på Lillehammer (Deltakermappen var levert fylkesarkivet). Søknad om grunnskole mangler i deltakermappene, men vedtak, innvilgelse og avslag foreligger. Dette skyldes dessverre mangelfull oppfølging av interne rutiner i denne perioden. Viser til Websak 22/1144 Tilsyn - Grunnskoleopplæring for Voksne Lunner kommune kartlagte omfanget av kassasjon:
Tidsperiode 2011-2020
Mangelfulle rutiner medførte at søknadene i perioden 1.8.2011- 31.7.2020 ikke ble arkivert, men ble
oppbevarte i permer på skolen. Søknadene ble ved en feil makulert i forbindelse med flytting og
avslutning av arbeidsforhold.
Hvor mange er kassert: 2011 - 2020
• 2011 - 2012: 23 søknader
• 2012 - 2013: 38 søknader
• 2013 - 2014: 42 søknader
• 2014 - 2015: 43 søknader
• 2015 - 2016: 62 søknader
• 2016 – 2017: 111 søknader
• 2017 – 2018: 124 søknader
• 2018 – 2019: 104 søknader
• 2019 – 2020: 95 søknader
Antall personer: 348 (fram til 31.7.2020)
Antall kasserte dokumenter i perioden: 642.
Antall kasserte dokumenter er høyere enn antall personer fordi noen av personene har søkt om
grunnskole flere ganger. Dette kan begrunnes med at de har fått vedtak med varighet for ett skoleår
og måtte søke på nytt om å fortsette grunnskoleopplæringen.
Skoleåret 2020/2021 og 2021/2022
Fra innføring av digitalt arkiv i 2020, er det ikke kassert søknader om grunnskole. Det ble ikke krevd søknad om grunnskole av elever som allerede var i grunnskoleløpet. Dette gjelder både voksne som fikk grunnskole som en del av opplæring og vedtak i henhold til introduksjonsloven/integreringsloven og deltakere med rett til grunnskole etter opplæringsloven 4A-1 som allerede var i opplæring i fag i grunnskolen gjennom FVO. Deltakere som startet opplæring i denne perioden, har levert søknad om grunnskole, og søknaden er arkivert Fullstendig liste med navn og fødselsnummer over alle deltakere som mangler søknad er arkivert i Websak 23/518-3 |