|
Fordeling og gjennomgang Etter registrering og skanning får saksbehandler melding på mail om at de har mottatt post i ESA. Saksbehandler skal se om riktig offentlighetsvurdering er foretatt. Orginaldokumenter som er skannet, og som tilhører sentralarkivet, blir arkivert direkte. Andre orginaldokumenter som hører til spesialarkiv, for eksempel personal-, delings- og byggesaksarkiv m.v., fordeles direkte til saksbehandler etter skanning. Saksbehandler får oversikt over alle nye journalposter/dokumenter under Mottatt post i ESA. Saker unntatt offentlighet Saker unntatt offentlighet som skal til politisk behandling, blir lagt frem samlet som B-saker. Kopi til saksbehandler skal kun inneholde den saken vedkommende har forberedt, ikke komplett samling av B-saker til oppsatt møte. Saksbehandling All skriftlig saksbehandling skal utføres i kommunens sak-/arkivsystem, såfremt man har tilgang til dette. Det skal benyttes Bardu kommunes logo på utgående brev. Det er ikke lov å skrive brev i Word, og sende dette ut på kommunens vegne, uten journalføring og mulighet for kvalitetssikring. Dette er brudd på sentrale bestemmelser i arkivloven, forvaltningsloven og offentlighetsloven. Ferdigstillte utgående brev skal ikke være åpne for redigering etter at de er sendt ut, selv om saken ikke er avsluttet. Dokumentene skal ferdigstilles fra saksbehandler med E før de sendes ut og F for politiske saker. Årsaken til dette er at det vanskeligjør periodiseringen. Det gir arkivpersonalet et betydelig merarbeid. Det er saksbehandlers oppgave å avskrive inngående dokument eller henvendelse med riktig kode. Bruk av e-post i saksbehandlingen I Bardu kommune har alle saksbehandlere tilgang, og anledning, til å bruke e-post som hjelpemiddel i saksbehandlingen. Dette skjer under forutsetning av at reglene som er fastsatt i Retningslinjer for bruk av e-post , plassert under Lokalt regelverk i arkivplanen, samt sikkerhetsrutiner fastsatt av IKT-sjef, blir fulgt. Sentralt i retningslinjene står kravet om at:
- Alle arkivskapere skal ha et sentralt e-postmottak.
- All e-post og eventuelle vedlegg som inngår i, eller har betydning for, saksbehandlingen skal registreres i brevjournalen og arkiveres som en del av saken. Dette gjøres ved å videre sende mail til postmottak@bardu.kommune.no
- All dokumentasjon i en sak skal kunne underlegges kontroll. Alle saksbehandlere har derfor et selvstendig ansvar for å produsere fullverdig dokumentasjon som del av sin saksbehandling. Denne dokumentasjonen skal være åpen for offentlig innsyn og/eller partsinnsyn.
- Utsending av dokumenter via e-post fra saksbehandler skal betraktes som kopi og saksbehandler er pliktig til å benytte E-post modul ESA. Original sendes til adressat etterpå.
- Ingen som opptrer på vegne av kommunen skal oversende, eller oppfordre til oversendelse, av sensitive personopplysninger uten at disse er krypterte.
|